電話代行の仕事
電話代行とは
電話代行とは、契約している企業や個人事業主などが不在の時に、顧客からかかって来た電話に対する対応を代行して行うサービスのことです。
電話代行サービスには対応の方法によって2種類に分けられます
。
●ボイスワープ型電話代行
受信した電話を指定した契約者が指定した固定電話や携帯電話などに転送（ボイスワープ）する方法。契約者自身が転送された電話の相手と会話します。電話が転送されている間に電話が転送されていることを案内するタイプと案内しないタイプがあります。案内しないタイプの場合電話の発信者は転送されていることに気付かない場合があります。
またボイスワープには他にもあらかじめ指定した10種類の電話番号に対し、同じ発信者から電話がかかって来た場合のみ対応を変えられるボイスワープセレクトもあります。
●コールセンター型電話代行
受信した電話に対して代行業者が顧客の対応を行うサービスです。電話の内容に応じてはパンフレットなどの資料や商品の発送までを代行する場合もあります。電話代行会社や個々のオペレーターによって対応のレベルに差が生じることがあります。対応の内容によっては相応のスキルが求められるため「電話秘書」と言う名称で呼ばれる場合もあります。
受信した内容は受信の直後にEメールやFAXなどで内容を契約者に伝えます。
ボイスワープ型、コールセンター型いずれの場合においても1日分の受信内容はFAXやEメールなどで契約書に送付されます。
電話代行のメリット
一見、携帯電話さえ所持していれば電話代行の必要は無いように感じますが、実際のビジネシーンにおいては、重要な会議や顧客との打ち合わせの最中に携帯にかかって来た電話に対応するのは不謹慎であり、打ち合わせの相手に対しても電話の相手に対しても中途半端な対応しかできなくなってビジネスに悪影響を及ぼしてしまいます。
また電車などで移動中や携帯電波受信圏外にいる場合には大切な客を取り逃してしまうことにもなりかねません。
こうした際には電話代行が重宝します。
一般的に電話代行が利用されるケースとしては、
●個人事業や少数人数の会社でオフィスを留守にすることが多い場合。
●留守番電話での対応では十分でない場合。
●移動中や携帯電話の通話圏外にいる場合にも確実に電話を受けたい場合。
●会議や打ち合わせで電話に出られないことが多い場合。
●昼食や休憩、銀行、郵便局などへの外出のため、一時的に会社に人がいなくなる場合。
●電話番専用のための人件費用を削減したい場合。
●アルバイトなどに電話番をさせているケースで、会話が稚拙であったり適切な対応ができないなどスキル上の問題がある場合。
●事務員が電話番を兼任している場合に電話番に追われ本来の業務が満足にできない場合。
●新しく独立や開業をする際に当面は事務所の賃貸費用や人件費用などをおさえたい場合。
●郊外などにオフィスがある場合に都内の電話番号や住所などの方がビジネスに有利に働く場合。
●自宅をオフィス兼用で使用しているケースなどで家族などの負担を軽減したい場合。
電話代行に付随したサービスと費用
電話代行サービスは昭和40年代からすでに存在し、様々なサービスの内容や対応のスキルなどの点で進化してきました。そのため今では電話代行以外にも付随する各種のサービスを併せて行う会社がほとんどです。
電話代行以外にも良く利用されるサービスとしては、
●私設私書箱の設置
都内の一等地や比較的アクセスの便利な場所などの住所で郵便物の受取ができるサービスです。まとめて直接受け取ることも、送付してもらうことも可能です。
●会社の住所貸し
電話代行だけの利用では市外局番からおおよその住所の特定ができるため名刺などの住所との不一致が生じます。あるいは都内の一等地などの住所の方がイメージの上でビジネスが円滑に進む場合などもあります。このような場合には住所貸しのサービスが非常に有効です。
住所貸しによって使用される住所は名刺や封筒、便せんなどの他、広告や問い合わせ先の住所としても活用できます。
●会社登記
住所貸しと関連して会社の登記までも可能なサービスです。電話代行会社の方で税務士や行政書士などとタイアップしている場合もあり、比較的安価でスピーディーに会社登記ができる場合もあります。
●レンタルオフィス
電話代行契約者専用のスペースやデスク、インターネット回線などをレンタルできるサービスです。移動の多い場合もセカンドオフィスとして利用される場合も多いようです。
このようなサービスの費用としては、電話代行のみの場合でおおよそ1ヶ月10000円前後、レンタルオフィスで1ヶ月20000円程度のところが多いようです。
また会社登記の場合は登記費用や定款作成費用などもかかるため30万円程度はかかると考えておいた方が良いでしょう。